Professionelle Email-Kommunikation

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Email-Kommunikationskultur als Erfolgsfaktor

Es gibt wohl kaum noch jemanden, der geschäftlich und privat keine Emails zur Kommunikation nutzt. Sie lassen sich unkompliziert verfassen, sind umgehend beim Empfänger und Fotos oder Dokumente lassen sich ohne den Umweg Papier gleich mit versenden.

Eine gewisse Verdrossenheit ist trotzdem heute schon bei vielen Anwendern spürbar. Der Blick in den Posteingang ist inzwischen oft mit einer eher negativen Erwartungshaltung verbunden. Wenn nach einem Tag Abwesenheit schon über hundert Nachrichten auf Bearbeitung oder Antwort warten, dann verlieren viele User schon zu Beginn des Tages viel Zeit und auch ihre Motivation. Nicht Spam-Mails sind die alleinige Ursache dieser Problematik. Viele negative Begleiterscheinungen der Internet-Kommunikation sind hausgemacht.

Denn leider birgt diese unkomplizierte Art der Kommunikation auch einige Fallen. Gerade das einfache Versenden entwickelt sich zu einer der Hauptursachen für Email-Überflutung. Durch das unüberlegte Verfassen von Nachrichten werden so die Vorteile des Mediums wieder kompensiert.
Dabei ist gutes Kommunikationsverhalten ist für den erfolgreichen Umgang mit Emails in zweierlei Hinsicht von Bedeutung.

Firmeninterne Mailüberflutung
Das Massenaufkommmen von Emails ist häufig unternehmensintern verursacht. Je länger der Text, je unpräziser die Formulierungen und je
unspezifischer der Verteiler, desto mehr fühlen sich die Empfänger dadurch überfordert oder sogar belästigt. Sie müssen den ganzen Text lesen, weil ein Querlesen ohne Strukturierung kaum möglich ist. Oft ergibt sich erst dann, ob die Information überhaupt relevant für sie ist. Möglicherweise ist man ganz unnötig Bestandteil des Verteilers und hat mit dem Thema nur am Rande zu tun.

So verursachen zum Beispiel zu große oder falsche Email-Verteiler
oftmals Missverständnisse, Orientierungslosigkeit und paralleles
Arbeiten.

Ein weiteres Ärgernis bei der Bewältigung der Email-Flut sind schlecht formulierte Betreffzeilen, die eine Beurteilung, ob die Email momentan dringend oder wichtig ist, nicht zulassen. Auch hier muss die Nachricht zunächst geöffnet und gelesen werden – die Absender solcher Botschaften stehlen den Empfängern unnötig Zeit!

Außenwirkung
Wurden Briefe früher fast ausschließlich von qualifizierten Schreibkräften geschrieben, so führen die meisten Mitarbeiter der Unternehmen diesen Schriftverkehr heute selbständig per Email aus. Dadurch fehlt die früher übliche zweite Unterschrift und damit die Kontrolle einer weiteren Person. Viele formulieren, wie es ihnen gefällt und nicht jeder ist gleich qualifiziert in Rechtschreibung und Grammatik. Dementsprechend wenig professionell ist die Außenwirkung vieler Unternehmen über das Medium Email. Ganz abgesehen davon, dass eine Willensäußerung per Mail ganz erhebliche Rechtsfolgen auslösen kann. Dabei würden klare Vorgaben darüber, wer welche Inhalte nach außen kommunizieren darf, schon helfen. Diese fehlen aber in vielen Firmen noch immer.

Das Wesentliche zu einem mediengerechten Stil, professionellem Kommunikationsverhalten und wichtigen Rechtsgrundlagen erfahren
Sie auf unseren Vorträgen und Seminaren zum Thema Email-Kommunikation.

Weiterführende Informationen finden Sie unter
www.moreee.de

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E-Mail-Flut bewältigen